Правила эффективного тайм-менеджмента

Каждый день задерживаетесь после работы в офисе, чтобы доделать кучу работы, которая накопилась за день? Или еще хуже - приносите часть работы домой? А может работаете в выходные? Все это может означать только две вещи – либо Вас чрезмерно нагружают работой, либо Вы не умеете организовывать свое время. В первом случае лучше поговорить о переработках с начальством, а вот во втором единственный шанс все исправить - работать над собой.

Рис. Правила эффективного тайм-менеджмента

Есть несколько советов грамотного тайм-менеджмента, выполняя которые Вы в скором времени заметите, что можете справляться с любыми задачами гораздо быстрее. Так что даже, если у Вас нет проблем со свободным временем, воспользуйтесь ими, и у Вас появится гораздо больше времени на заботу о себе.

Каждый новый день начинайте с наведения порядка. Нельзя, чтобы на столе валялось огромное количество уже ненужных документов, газет, книг, кружек чая. Рабочий стол компьютера не должен превращаться в своеобразную помойную яму из документов, их копий, бесчисленного количества папок с названиями вида «Новая папка 6».

Уже давно замечено многими психологами, что наводя порядок, человек успокаивается, сосредотачивается, обретает гармонию. Получается, приводя в порядок рабочее место, мы также «чистим» и свою голову от скопившегося там хлама. Пускай это и происходит на бессознательном уровне.

Определите планы на день, неделю, месяц. Не старайтесь выполнить все и сразу. Задайте себе цель – сегодня я делаю то-то и то-то, благодаря этому за неделю я выполню такой-то объем работы и к концу месяца у меня даже выдастся несколько свободных дней.

Даже свой рабочий день лучше всего разбейте на несколько этапов и поставьте себе сроки выполнения каждого из них. Чем более конкретное время, тем лучше.

Ведите ежедневник. Он будет Вашей палочкой выручалочкой. Это волшебное средство поможет Вам не только везде успевать, но и отлавливать задачи-паразиты. Ту работу, которая не выполняется, а перетекает с одного листика ежедневника на другой.

Ежедневник может быть как бумажный, так и электронный (на мобильном телефоне, планшете, ноутбуке). Главное - чтобы он всегда был у Вас под рукой: на отдыхе, на работе, дома, в командировке. Каждый вечер открывайте его и проводите ревизию выполненных/невыполненных дел, корректируйте планы.

Большие дела разбивайте на мелкие. Посмотрите на конвейер на заводе. Даже производство переносного радио разбито на сотни операций. Причем чем больше операций, тем быстрее продвигается работа. То же самое и с Вашей работой. Чем больше задача, тем она труднее. Вам даже морально будет тяжело приступить к ее выполнению. Другое дело, если это множество простых задач, которые в итоге сольются воедино и Вы получите выполненную работу.

Выставляйте приоритеты. Есть бизнес-принцип, что 80% дохода приносит нам лишь 20% нашей работы. Умейте расставлять правильные приоритеты. Самое важное начинайте делать немедленно. Остальное подождет. И не забывайте о случайных препятствиях, которые съедят не менее 40% Вашего времени.

Еще одно правило расстановки приоритетов – следите за собой. Чувствуете прилив сил? Займитесь самым сложным. Рутинную работу можно выполнить и в конце дня, когда энергии практически не остается.

Найдите причины по которым Вы попусту тратите время. Чтение газет, книг, сидение в интернете, болтовня с коллегами. Это, конечно, позволяет расслабиться и несомненно необходимо. Но сделайте для себя режим – 1 час работаю, 5 минут отдыхаю, или 3 часа работаю, 15 минут отдыхаю. Если же Вы будете прерываться на обсуждение вчерашнего фильма бессистемно, то на это может уйти до 30% Вашего рабочего времени.

Будьте оптимистом. Если Вам не нравится работа, которую Вы выполняете – поменяйте ее. Помните, что человек, занимающийся делом, которое ему нравится, может трудиться в два раза эффективнее!

Не забывайте о завтрашнем дне. Кроме небольших ежедневных целей у Вас должна быть и главная цель. Например - стать руководителем своего подразделения. И каждый день Вы должны вспоминать об этой своей глобальной цели. Именно стремление достигнуть ее будет давать Вам импульс, чтобы исполнять все остальные правила тайм-менеджмента из списка выше.

Видео по теме

19.11.2014 6716 29